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会议制度

为使指挥部的会议管理规范化和有序,提高会议形式的行政决策效率,本着精简、有效、节俭的原则制定。

一、会议分类

(一)指挥部领导办公会:

1.召开时间:原则上每月一次,必要时可由总指挥决定,随时举行。

2.组织:综合办公室

3.主持人:总指挥。总指挥未列席会议时,由常务副总指挥主持。

4.参加人员:总指挥、常务副总指挥、副总指挥、总工程师。

5.会议内容:人事任免、资金计划和成本费用的审批、制定管理制度、工作流程等。

6.记录:综合办公室主任。

(二)工作例会:

1.召开时间:每周一上午8:30。特殊原因需要延期召开的由综合办公室提前通知。

2.组织:综合办公室

3.主持人:常务副总指挥

4.参加人员:常务副总指挥、副总指挥、各部门负责人(或副职)

5.会议内容:各部门汇报上周工作完成情况,着重介绍在任务执行过程中出现的问题;下周工作计划及待解决问题。

6.记录:综合办公室主任

(三)部门例会:

1.召开时间:各部门根据工作需要,每周至少一次。

2.主持人:部门经理。

4.参加人员:各部门工作人员。

5.会议内容:工作总结,制订工作计划或研究相关问题。

6.记录人:部门秘书

(四)全体会议:

1.召开时间:根据工作需要,适时安排。

2.组织:综合办公室。

3.主持人:总指挥,总指挥未列席会议时,由常务副总指挥主持。

4.参加人员:指挥部全体工作人员。由于特殊原因不能参加例会的,应提前向综合办公室请假。

5.会议内容:由总指挥根据新校区建设的工作进度、要求和存在的问题,适时安排指挥部全体成员会议,通报有关工作,沟通有关信息,讨论有关问题,做出相关决策和决定,布置下一步工作,落实相关职责。

6.记录:综合办公室

(五)技术专题会议

1.召开时间:根据工作需要,适时安排

主持与记录:专题会议由相关部门负责召集,副总指挥主持,

2.主持人:副总指挥

3.组织:相关部门

4.参加人员:相关人员

5.会议内容:由副总指挥根据新校区建设中某方面的问题,指定并召集有关人员参加会议,进行专题研究,做出有关决议,落实有关工作。

6.记录:副总指挥指定人员进行会议记录。

(六)专家论证会

1.召开时间:根据工作需要,适时安排。

主持与记录:由常务副总指挥指定专人负责召集,副总指挥主持,

2.主持人:副总指挥

3.组织:综合办公室

4.参加人员:拟邀专家、所有技术部门工作人员,如有必要还可通知相关部门人员列席会议。专家论证会召开前,各部门负责人必须收集在工作过程中所遇到的问题及所提意见或建议。

5.会议内容:在工作过程中所遇到的各类技术性问题,经济方案比较论证。

6.记录:副总指挥指定专人进行会议记录。

(七)指挥部总结会

1.召开时间:每年召开两次,分别在年中和年末召开,具体时间由综合办公室安排。主持与记录:总结会由综合办公室负责召集,总指挥主持,综合办公室秘书进行会议记录。

2.主持人:常务副总指挥

3.组织:综合办公室

4.参加人员:指挥部全体员工。

5.会议内容:各与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况,如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。

6.记录:综合办公室

(八)小型碰头会

由总指挥、副总指挥或各部负责人提议临时召开的会议,根据某一具体问题进行讨论商议,并立即予以落实解决。

(九)如需向校长办公会或党委常委会汇报有关工作或决策相关问题,按学校相关会议程序执行。

二、会议要求

1.综合办公室统一管理会议制度,所有会议均须由办公室统一安排。

2.主持人或组织者须在会议前和相关人员拟定好会议议程等,不能毫无准备地召开例会。

3.各部门需提前上报领导办公会或办公例会讨论的问题,由综合办公室汇总后报总指挥审定。凡正式确定上会的议题,由综合办公室负责通知与会人员,并分发议题的相关材料。凡事先未通知上会的问题,一般不在会上讨论。

4.综合办公室统一协调院办和校内相关单位,组织安排会务工作。

5.做好会议记录。除部门例会外,所有会议资料送交综合办公室归档,并根据会议要求,给有关人员送发会议纪要。

本制度由综合办公室负责解释,本制度自公布之日起执行。